Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Scanstaff B.V., gevestigd te Nederland, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via dit platform. Voor vragen kun je contact opnemen via privacy@scanstaff.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Van ondernemers (klanten)

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres en bezoekadres
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersoon
• Inloggegevens en accountinstellingen
• Factuur- en betaalgegevens (verwerkt via Stripe)
• Logbestanden, IP-adres en gebruiksstatistieken

Van sollicitanten

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres
• Antwoorden op vacaturespecifieke vragen
• Eventuele video-pitch of geüploade documenten
• Tijdstip en locatie van scan (geanonimiseerd)

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken gegevens voor: (i) uitvoering van de overeenkomst met de ondernemer; (ii) het doorsturen van sollicitaties; (iii) facturatie en boekhouding; (iv) gerechtvaardigd belang bij beveiliging en productverbetering; (v) het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Bewaartermijnen

• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met expliciete toestemming van de sollicitant.
• Klantgegevens: tijdens de looptijd van het abonnement plus 7 jaar voor fiscale doeleinden.
• Loggegevens: maximaal 12 maanden.

5. Delen met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met verwerkers die noodzakelijk zijn voor de dienst, zoals Stripe (betalingen), onze hostingprovider en e-mailprovider. Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Sollicitatiegegevens worden gedeeld met de horecazaak waar de sollicitant op heeft gereageerd.

6. Doorgifte buiten de EER

Indien gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit op basis van Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdracht. Verzoeken kun je sturen naar privacy@scanstaff.nl. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Scanstaff hanteert passende technische en organisatorische maatregelen waaronder TLS, encryptie at-rest, rollen en rechten, en periodieke security audits.